Når og hvordan kan jeg gi advarsel til ansatte?

SAMFO mottar ofte spørsmål om bruk av advarsler i arbeidslivet. Det er spørsmål om når en ansatt kan få en advarsel, hva den skal inneholde og når man kan si opp en ansatt som følge av advarselen. Denne artikkelen gir veiledning til vilkår og saksbehandling knyttet til dette.

Hva er en advarsel?

Arbeidsmiljøloven sier ikke noe om advarsler; verken hva det er, hvordan de skal gis eller hvor mange advarsler man må gi før man kan si opp en ansatt. Reglene om advarsler har utviklet seg gjennom rettspraksis. Høyesterett har uttalt at formålet med en advarsel kan være å korrigere uønsket atferd samt å dokumentere at atferden er påtalt med tanke på senere oppfølging og reaksjon.[1] Og at ved vurderingen av om det er grunnlag for oppsigelse, vil det kunne være et moment om det er gitt advarsel hvor det er blitt gjort klart at fortsatt pliktbrudd vil kunne medføre oppsigelse.[2]

Er advarsel et vilkår for oppsigelse?

Vilkårene for oppsigelse er gitt i arbeidsmiljøloven § 15-7. Oppsigelse kan gis dersom det foreligger «saklig grunn» for det. Det er alltid arbeidsgiver som må dokumentere at vilkåret er oppfylt. En advarsel som er gitt til en arbeidstaker kan være med på å dokumentere at grunnlag for oppsigelse faktisk foreligger. Men det er ikke et vilkår for oppsigelse at det er gitt en advarsel først. En oppsigelse kan være saklig selv om det ikke er gitt advarsel til arbeidstakeren. Om det må gis en advarsel først avhenger av situasjonen.

Jeg vil gi en ansatt en advarsel – hvordan går jeg fram?

Arbeidsgiver har rett til å gi advarsler dersom det er behov for å korrigere den ansattes oppførsel. Dette følger av arbeidsgivers styringsrett. Det er imidlertid viktig at saksbehandlingen er god.[3] Dette betyr blant annet at den ansatte skal få uttale seg som saken før man fatter beslutning, og at advarselen skal bygge på rett faktum og ikke basere seg på utenforliggende hensyn. Arbeidsgiver må kunne dokumentere at det faktisk forelå en gyldig grunn for å gi advarsel og at saksbehandlingen har vært god.

Den ansatte skal alltid ha anledning til å uttale seg om saken før advarsel gis. Det må derfor kalles inn til en samtale med den ansatte om det forholdet man mener gir grunnlag for advarsel. Advarselen skal ikke formuleres før etter at samtalen er gjennomført. Tanken er at samtalen skal bidra til å kartlegge om det er grunnlag for å gi advarsel. Resultatet av samtalen kan med andre ord bli at det likevel ikke gis noen advarsel.

I det følgende kommer noen tips om den konkrete saksbehandlingen.

1. Innkalling til samtale

Dersom forholdet er så alvorlig at arbeidsgiver tenker at det nesten kan medføre oppsigelse, anbefaler SAMFO at det benyttes skriftlig innkalling til drøftelser jf. aml. § 15-1. I slike tilfeller skal den ansatte ha anledning til å ha med seg en rådgiver etter eget valg til samtalen. Ved mindre alvorlige tilfeller, kan innkallingen skje muntlig eller pr. e-post/SMS. Det kan imidlertid være lurt å tilby den ansatte mulighet til å ha med seg en rådgiver i samtalen også i disse tilfellene. Arbeidsgiver bør, avhengig av situasjon, vurdere om det skal være en eller flere representanter fra arbeidsgiver tilstede i samtalen.

2. Forbered deg til samtalen Sørg for at du har kartlagt faktum så godt det lar seg gjøre før samtalen.

Det er viktig å kunne dokumentere påstander om hva den ansatte har gjort, slik at man unngår å gi advarsel for udokumenterte påstander som kanskje i ettertid viser seg å bygge på feil faktum. Hvis du f.eks. vil gi advarsel for at den ansatte slurver med varepåfylling, bør du sjekke om du kan dokumentere dette. Dokumentasjonen kan være bilder, vitner, kundeklager e.l. som kan støtte din påstand. Hvis du vil gi advarsel for dårlig service overfor kundene er det viktig å finne fram eventuelle kundeklager o.l. før samtalen.

Hvis du vil gi advarsel til en ansatt for manglende oppfyllelse av krav eller mål som virksomheten setter, er det en forutsetning at arbeidstaker er gjort kjent med disse kravene og målene, samt at det har blitt tilrettelagt for at de skal kunne oppfylles. Før du gjennomfører samtalen er det derfor viktig at du undersøker om forventningene som stilles til arbeidstakerne er klart formidlet, om krav som stilles er tydelige formulert og gjort kjent for de ansatte, og om de ansatte har fått tilstrekkelig informasjon og opplæring, slik at de har hatt mulighet til å oppfylle dem.

Hvis du f.eks. ønsker å gi en advarsel for manglende oppfølging av rutiner, bør du før møtet forsikre deg om at rutinene finnes, at de er gjort kjent for den ansatte og at den ansatte har fått tilstrekkelig opplæring i den. Det kan også være lurt å sjekke om det er flere ansatte som opptrer på samme måte som den ansatte du ønsker å gi advarsel. Hvis du gir kun én ansatt advarsel for noe alle de ansatte gjør, f.eks. fordi det har utviklet seg en kultur for å bryte rutinen, vil advarselen fremstå som vilkårlig og dermed ikke oppfylle kravet til saklighet.

3. Innholdet i samtalen

Spør nøytralt om hva som skjedde og hvorfor. Vis, om mulig, til avvik mot målbare/konkrete standarder, teamkoder, rutiner og prosedyrer. Det er viktig å spørre om den ansatte kjenner rutinen eller hvordan oppgaven skal utføres. Og det vil nesten alltid være relevant å spørre om den ansatte trenger mer opplæring eller oppfølging fra sine overordnede.

4. Skriv referat fra samtalen

I referatet skal det stå når møtet ble avhold, hvem som deltok og hva dere snakket om. Eventuelle opplysninger og forklaringer som arbeidstaker kommer med, noteres også ned. Hvis arbeidstaker erkjenner feilen eller hendelsen du påpeker, er det viktig å få dette med i referatet.

Referatet bør signeres av alle som deltok i samtalen. Hvis noen av deltakerne nekter å signere kan dette noteres på referatet, f.eks. slik: «Arbeidstaker ville ikke signere på referatet».

Referatet utgjør viktig dokumentasjon dersom det senere utvikler seg til en oppsigelsessak og lagres i personalmappen eller annet sted der det kan gjenfinnes ved behov. Den ansatte har rett til å få kopi av referatet.

5. Er det grunnlag for å gi advarsel?

Nå er det tid for å vurdere om advarsel skal gis. Advarsler bør begrenses til hendelser av en viss alvorlighet. Dersom arbeidsgiver benytter advarsler for bagateller som kunne vært rettet opp med fortløpende og enkel arbeidsledelse, vil advarselen ha tilsvarende bagatellmessig vekt i en eventuell senere oppsigelsessak. Advarsler bør kun benyttes i de situasjoner der det er grunn til å gi den ansatte tydelig beskjed om at adferden må endres.

Hvis samtalen avdekker at det har skjedd brudd på rutine som den ansatte innrømmer å kjenne, eller hvor du kan dokumentere at tilstrekkelig veiledning og opplæring er gitt, vil det være grunnlag for å gi en advarsel. Dette gjelder i særlig grad dersom det påpekte forholdet har gjentatt seg og også er påpekt før, eventuelt med tidligere advarsel for lignende hendelse. Dokumentert dårlig service eller kundebehandling, at den ansatte har kommet for sent til arbeidet eller at den ansatte har opptrådt feil overfor kollegaer, er andre eksempler på forhold som kan gi grunnlag for en advarsel.

Dersom samtalen avdekker at du har misforstått situasjonen, at det egentlig ikke var begått en feil e.l. kan det være at grunnlaget for å gi en advarsel ikke er tilstede. Da avsluttes saken med referatet fra samtalen, evt. med et notat om at saken anses avsluttet legges i personalmappen.

6. Hvordan gir jeg advarsel?

En advarsel kan være muntlig eller skriftlig. En muntlig advarsel er imidlertid vanskelig å dokumentere. Derfor brukes muntlig advarsel som regel bare ved mindre alvorlige forhold. En advarsel som gjelder alvorlige brudd på rutiner og arbeidsplikter, bør gis skriftlig.

Det er viktig at det formuleres klart, muntlig eller skriftlig, at det dreier seg om en advarsel og at gjentagelse av det påpekte forholdet kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. Konsekvensen kan være at man mister et særlig ansvar, eller en oppgave, og i ytterste konsekvens at man blir sagt opp.

Det må fremkomme av advarselen både hva som er gjort galt og hvilken endring arbeidsgiver ønsker å se. Advarselen kan også gjerne inneholde en tidsplan for neste oppfølging, f.eks. en plan for ny eller gjentatt opplæring og tidspunkt for nytt møte med arbeidsgiver.

SAMFO har utarbeidet en mal for skriftlige advarsler som finnes her.

En advarsel er et forhold mellom den ansatte og arbeidsgiver, og de øvrige ansatte skal, som den helt klare hovedregel, ikke informeres om at en advarsel er gitt. Advarsler skal heller ikke gis med andre ansatte eller kunder tilstede.

Skriftlige advarsler bør overleveres i hånden og den ansatte bør signere på at den er mottatt. Alternativt kan advarselen sendes i brev til den ansattes hjemmeadresse som rekommandert sending. Det er ingen lovfestede formregler knyttet til dette. SAMFO vil imidlertid fraråde at advarsler sendes som e-post eller SMS til den ansatte.

7. Hva om arbeidstaker er uenig i advarselen?

Det er arbeidsgiver som beslutter om det skal gis advarsel og hva den skal inneholde, etter samtale med den ansatte. Ansatte som er uenige i innholdet kan eventuelt skrive sin versjon av hendelsen som legges ved advarselen i personalmappen. Den ansattes innvendinger vil kunne få betydning dersom arbeidsgiver på et senere tidspunkt sier opp den ansatte med grunnlag i advarselen. Arbeidsgiver bør derfor vurdere om innvendingene er av en slik art at det bør gjennomføres nye samtaler med den ansatte, innhentes mer informasjon og dokumentasjon e.l. Husk at dersom det ender i en rettssak, er det arbeidsgiver som må dokumentere at det var grunnlag for å gi advarsel og at saksbehandlingen har vært tilstrekkelig god.

Oppsigelse etter advarsel – hvor mange advarsler må man gi?

Om en eller flere advarsler gir saklig grunn for oppsigelse eller ikke, må avgjøres konkret i hver enkelt sak.

Når det er gitt en advarsel må den ansatte få en mulighet til å justere sin oppførsel. Hensikten er jo nettopp å gi en advarsel om at dersom det skjer noe lignende igjen, kan dette medføre at arbeidsforholdet blir avsluttet. Det er først dersom det forholdet det er gitt advarsel mot gjentar seg, eller dersom det oppstår nye feil eller rutinebrudd, at det blir aktuelt med oppsigelse for dette.[4] Det må derfor gå litt tid etter at man har gitt en advarsel, før det er aktuelt med oppsigelse. Gir man f.eks. advarsel fordi en butikksjef ikke oppnår resultater i tråd med forventninger og mål, må butikksjefen få tid til å gjøre dette bedre før du konstaterer at advarselen ikke har hatt noen effekt. Først da kan det være aktuelt med en oppsigelse for manglende oppnåelse av resultater og forventninger. Unntak foreligger dersom den ansatte umiddelbart etter at advarselen er gitt, gjentar sin oppførsel. F.eks. hvis advarsel er gitt for manglende serviceinnstilling overfor kunder og det umiddelbart etter advarselen er gitt oppstår nye situasjoner der kundene klager på serviceinnstillingen til den ansatte. Klagen må imidlertid gjelde forhold som har inntruffet etter at advarsel er gitt.

Det er ikke noe vilkår for oppsigelse at det er gitt et visst antall advarsler. Ved alvorlige brudd på viktige rutiner kan én advarsel være tilstrekkelig mens det for mindre forseelser kan være nødvendig med flere advarsler før det gir saklig grunn for oppsigelse. En advarsel for å komme fem minutter for sent på jobb, gir åpenbart ikke grunnlag for oppsigelse selv om det skulle gjenta seg en gang. Men det kan stille seg annerledes dersom det er gitt advarsel for manglende oppfølging av viktige sikkerhetsrutiner og rutinen brytes på nytt.

Dersom en ansatt får flere advarsler i løpet av kort tid, vil dette samlet kunne gi grunnlag for oppsigelse. Dette gjelder særlig hvis advarslene gjelder samme eller lignende forhold. F.eks. dersom en ansatt får advarsel for å komme for sent og dette gjentar seg flere ganger med et par ukers mellomrom. Det er mer tvilsomt om det gir grunnlag for oppsigelse hvis en ansatt mottar flere forskjellige advarsler for relativt små brudd på sine arbeidsplikter. F.eks. dersom en ansatt i løpet av et års tid mottar en advarsel for å ha skitten uniform på jobb, en advarsel for å komme 10 minutter for sent og en advarsel for brudd på rutinen for melding om sykdom ved egenmelding. Hvis den ansatte aldri gjentar samme feil som det er gitt advarsel mot, vil det som utgangspunkt ikke gi grunnlag for oppsigelse, med mindre noen av forholdene er av mer alvorlig art.

Noen hendelser er så grove at advarsel ikke er nødvendig og heller ikke bør gis. Dette gjelder f.eks. ved tyveri eller grove tilfeller av trakassering som kan dokumenteres. I slike tilfeller anbefaler SAMFO at det gjennomføres et drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1 med henblikk på mulig oppsigelse/avskjed uten forutgående advarsel.

Du kan lese mer om saksbehandling knyttet til oppsigelse her.


[1] HR-2018-492-U

[2] RT-2001-1362

[3] Se f.eks. RT-2001-418

[4] HR-2018-492-U


Artikkelforfatter er advokat Astrid Flesland - SAMFO